プレスリリースの配信方法

プレスリリースの配信方法として考えられる手法はさまざまあります。

効果的な配信方法を知り、配信後にメディアとどのように対応するか準備することでプレスリリースがより現実的になってきます。

│｜プレスリリースの配信方法

プレスリリースの配信方法としては直接持参するか、ファックスやメール、郵送などが考えられますが、ベストは持参です。

重要なメディアや記者クラブなどは直接持っていくのがいいでしょう。

カラー出力したものを持っていけば写真画像もきれいですし、記者に会って説明もできます。

しかし物理的に限界があり、渡せる人数も限られています。

次の方法はファックスです。紙の状態で届くので一瞬にして内容の全貌が見渡せます。

しかし、モノクロで文字も潰れやすいのが難点です。

その点、メールはカラーで美しいリリースを見てもらえます。

しかし、読み飛ばされてしまいやすいということは覚悟しなければなりません。

郵送は印刷や写真画像がきれいだというメリットはありますが、配達期間のタイムラグが生じ、情報が届くのが遅れます。

プレスリリースの内容とタイミングで、どの方法でプレスリリースを送るかを考える必要があります。

また、配信したらホームページ上でもプレスリリースの内容を公開することを忘れないようにしてください。

│｜宛名は部署名とできれば担当者名も明記する

担当者の目に触れることが、プレスリリースの第一関門です。

大きな会社では特に、宛名に会社名しか記入していないと、担当者の手元に届かない可能性が大です。

その会社のどの部署にプレスリリースを見てもらうのが最良なのかを調べ、部署名までは書くようにします。

新商品や新サービスを発表する場合は、新聞社なら編集局の「経済部デスク」が適当です。

地方紙やテレビ局などでは「報道部」という大きなくくりをしているところが多いので、「経済ご担当者様」「新商品情報ご担当者様」などと付け加えると、担当者に届きやすくなります。

もし、担当者の名前を知っている場合は当然、その個人名宛に送るようにします。

受け取った側も、自分宛てに送られてきたものであれば無視できなくなるからです。

│｜社内の取材体制を整える

プレスリリースを配信したら、問い合わせや取材の依頼がやってきます。

これらに一つずつ丁寧に対応していくことが、PR集客担当者の最大の働きどころです。

まず、外部からの問い合わせに対して窓口を一本化します。

社内でもそのことを浸透させ、必ず広報に電話が回るようにし、電話に出られない場合は折り返し電話が出来るよう、連絡先を聞くことを徹底させます。

また、取材を誰が受けるかを決めておくことも必要です。

PR集客担当者で済むことなのか。

あるいは開発担当者など、その商品についてさらに詳しい人物に対応させるのか。

もしくは経営者が会社全体のことを話したほうがいいのか。

メディアの多様な要望に応えることができるように体制を整えておきましょう。

プレスリリースの配信方法とその後の社内体制について学べる講座があります。

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