プレスリリース後の社内体制

プレスリリース後、取材の依頼が来たときは、社内の各所に協力してもらうことが多々発生します。

そのために、普段から協力関係を築いておくことが不可欠です。

│｜社内の協力体制を作ろう

社内の協力関係を築く際に注意しておきたいのは、メディアの人たちは取材となると、けっこう無理を言ってくるものだということです。

たとえば、「住宅展示場の映像を明後日放送したいので、明日中に撮影しなければならない」と、言われるかもしれません。

しかし、お客様が入っている営業では難しいので、早朝や営業時間後に時間外対応しなければならないことも出てきます。

そんなときにも、普段から社内体制ができあがっていれば、社員にも快く注文に応じてもらえます。

記事が掲載されたら、もちろん回覧しましょう。

自分たちの会社がメディアに出れば、誰だって嬉しいものです。

│｜PR集客資料を整備しよう

連絡をしてきたメディアは、あなたの会社をさらに詳しく知りたがるかもしれません。

そうしたケースに備えて、基本的な資料は普段から整備しておきましょう。

基本的な資料とは、「ファクトブック」「商品パンフレット」などが考えられます。

＜ファクトブックとは＞

企業や団体がメディアに対して自社や自社の製品、サービスを理解してもらうための報道基礎資料です。 企業の沿革や業績、トップの経歴などデータを中心に構成します。

「ファクトブック」は、あまり聞きなれない言葉かもしれません。

会社に関する事実やデータをビジュアル的にもわかりやすく集大成した冊子で、大手の住宅メーカーは、自社の住宅企画だけでなく、日本の住宅業界に関するデータも掲載し、業界全体のことが簡潔にわかるようにしています。

メディアは非常に重宝するとともに、この業界のことならあの会社に聞こうと頼ってくれるきっかけにもなります。

マスコミ向けの「会社案内」といってもいいかもしれません。

「商品パフレット」を手渡せば、他にも記者の興味を引く商品が見つかるかもしれません。

そうやって一度の問い合わせや取材を次につなげていくよう、資料を豊富に準備しましょう。

│｜Q&Aで取材に準備しよう

記者の質問に適切に答えるには、質問を予測して答えを準備する、Q&A方式の問答集を用意しておくことです。

住宅見本の取材なら、その住宅のセールスポイントや企画理由、想定価格や申し込み状況などは必須となります。

また、こうした問答集を作ることによって、対応した人によって答えがバラバラになることも避けられます。

A紙にはここまでしかしゃべらなかったのに、B紙にはもっと深い内容を教えたとなると、記事になった後で問題になります。

数字のデータなどは問答集で統一を図ることができますが、よく聞かれるのが「今後の展開」や「社の方針」などで、この質問の答えは人によってバラバラになりがちです。

横濱カレーミュージアムでは、テナントの取材にも必ず責任者が立ち会い、テナントの店長が個人の判断で答えられないような質問には、責任者が答えるようにしていました。

もし予想外の質問が出た場合は、問答集に追加して、より強化していきます。

横濱カレーミュージアムの例でいうと、責任者であるにも関わらず、肩書を当初、特に決めていませんでした。

スタッフもバラバラに回答していたために、メディアによって「カレーミュージアムマネージャー」「カレー専門家」「カレー研究会会長」などの紹介のされ方をしていました。

そこで、「カレーミュージアムプロデューサー」という呼称を決めたところ、その言葉が定着したお蔭で認知度も高まりました。

また、『カレーミュージアム内のおススメ店舗を教えてください』といういう質問も多かったですが、館としては優劣はつけることができないので「すべてがおススメ」と答えていました。

すると今度は「個人的に3つ挙げて欲しい。それを言ってもらわないと取材にならない」といわれて困ったことがありました。

その対策案として各時期のおススメ店舗を決め、全員統一した回答をするようにしたところ、取材もスムースに行くようになりました。

プレスリリースをして取材申し込みがあったときの準備を知ることができる講座があります。

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